Vrijwilligers in de club: een plezier of een noodzaak?

De Corona-periode deed er geen goed aan, maar voldoende en goede vrijwilligers in de club hebben, is een noodzaak voor een degelijke werking. Enkele maanden geleden ging de alarmbel bij Decospan Menen en één van de redenen voor hun probleem was het gebrek aan vrijwilligers. Al lijkt de terugkeer van oud-voorzitter Pierre Vandeputte en het verlengd verblijf van Anne Verhelst als teammanager reeds voor een nieuwe relance gezorgd te hebben.

We legden ons oor ook te luisteren bij andere clubs en instanties met de vraag hoe zij een mogelijk vrijwilligersprobleem oplosten.

Decospan Menen: “Club uit de nood helpen”

Anne Verhelst: “Sommige supporters kwamen ons met tranen in de ogen smeken om absoluut door te zetten. Een aantal vrijwilligers koos voor een andere vrijetijdsbesteding. Maar oké: het bestuur zocht en vond uitbreiding en zo dikte het contingent vrijwilligers ook weer aan. Mijnheer Vandeputte (Galloo) stapt opnieuw aan boord als shirtsponsor.Het Menense bedrijf zorgt zo samen met naamsponsor Decospan voor een nog sterkere lokale verankering. Ik ben opgelucht, dat onze recente noodoproep bij Galloo niet in dovemansoren is gevallen.”

Menen zet ongeveer een zestigtal vrijwilligers in. Anne Verhelst: “Er was een gebrek ontstaan, maar mensen bieden zich nu terug aan. Onze secretaris Bart Mulle is de grote coördinator. Hij houdt alles gedetailleerd bij en stuurt de planning aan. Met de zegen van onze voorzitter Pascal Segers.”

De taken zijn omvangrijk: helpen in de bar, bij een receptie, bij het klaarzetten van de zaal, de inkomcontrole, de supportersbus organiseren, de bediening uitvoeren tijdens de VIP-lunch, ledboarding plaatsen, zorgen dat water aanwezig is, enzovoort. We hebben ook een cel ‘events’ die uitstekend werk levert. Bijvoorbeeld voor ons Menens beachvolleybal en voor onze jaarlijkse traditionele ‘kiekenfret’: kip aan het spit. Altijd goed voor een fikse input van onze budgetten. Voor een eenmalige activiteit per seizoen is het gemakkelijk vrijwilligers te vinden.

Toch geef ik toe dat de meeste vrijwilligers al wat jaartjes op de teller hebben. Maar voor werk in de bar (lacht) kunnen we jongeren zeker warm krijgen. Het is wel zo dat jongeren misschien niet elk weekend willen helpen. De oudere generatie is op dat vlak wel trouwer. Wij hebben een vijftiental ploegen in het getouw, er is dus veel werk aan de winkel. Ik wil graag Ingrid Galloo, niet verbonden met het gelijknamige bedrijf, speciaal bedanken. Zij doet al twintig jaar de was en de plas van de A-ploeg. We hebben haar nog geen eurocent waspoeder moeten betalen. Daar doe ik ‘chapeau’ voor.

De return voor de vrijwilligers is dat ze alle matchen gratis kunnen volgen. Ik voel een nieuwe golf van enthousiasme in de Menense rangen. Er was een groot besef van: we moeten niet staan roepen. Neen, we moeten de club zeer concreet uit de nood helpen.”

Lizards Lubbeek-Leuven: een hart voor vrijwilligers

Als er één volleybalclub in Vlaams-Brabant weet hoe het vrijwilligers moet managen, kom je al snel uit bij Lizards Lubbeek-Leuven. De familieclub bij uitstek zorgde in 2020 voor een serieuze verjongingskuur in het bestuur en boorde op die manier een nieuwe groep vrijwilligers aan.

“Eigenlijk ben ik de enige die binnen de club als vaste werknemer functioneert”, vertelt sportief coördinator Dries Hoeyberghs die sinds vorig jaar halftijds in dienst is bij de Lizards en voor de resterende tijd in Zweden werkt waar hij hoofdtrainer is bij Orkelljunga VK. “Dat betekent dat de andere bestuursleden pure vrijwilligers zijn. Het zijn allemaal clubmensen pur sang die qua engagement top zijn om mee samen te werken. We zijn deze mensen trouwens bewust intern gaan zoeken, bijvoorbeeld binnen ons trainerskorps, en dat heeft zo zijn voordelen. Pas op, die dubbele jaren met het oude bestuur waren heel leerrijk, maar de verjongingskuur heeft niet alleen een frisse wind, maar ook een nieuw netwerk aan vrijwilligers met zich mee gebracht.”

Het lijkt me alvast vrij uniek dat een club van meer dan 200 leden wordt gedragen door alleen maar vrijwilligers?

“Als ik hoor dat andere clubs met geld over de brug moeten komen om toch maar een bestuur te kunnen vormen… Dat is bij ons ondenkbaar en al zeker niet werkbaar. Ik schrik er dus niet van dat er ploegen zijn die moeilijk het hoofd boven water kunnen houden.

Het zijn zware Corona-tijden geweest, maar ook hier hebben we de vruchten geplukt van de kracht van onze vrijwilligers. Onze jonge bestuursleden hebben zich dubbel zo hard ingezet voor de club door bijvoorbeeld voor de bezetting te zorgen tijdens het beachvolleybal. De ouders zagen toen ook dat wij er alles aan gedaan hebben om niet alleen hun kinderen, maar ook hun vriendjes op een kwalitatieve manier aan het volleyballen te krijgen, want bij ons is iedereen welkom. Het gaf een nieuwe schwung aan de club, want sinds september heb ik veel nieuwe gezichten gezien en tellen we 20 nieuwe leden in vergelijking met vorig seizoen. Dat is enorm.”

Wat is jullie tactiek om ouders een stukje te laten bijdragen aan de werking van de club?

“Bij de seizoenstart nodigen we hen uit op een infoavond om duidelijk te maken dat wij meer zijn dan een veredelde oppas voor hun kroost. Zo krijgen ze ook inzicht in onze manier van werken en de meeste ouders pikken dat snel op. We laten bijvoorbeeld meteen een takenschema circuleren waarop ouders zich kunnen inschrijven om tot Kerstmis op trainings- of wedstrijddagen pintjes te komen tappen of een wedstrijd te fluiten. In januari vernieuwen we trouwens dat schema, want ouders die moeilijk tijd kunnen vrijmaken tijdens het seizoen, nodigen we dan uit om te helpen tijdens ons beachtoernooi in de zomer. Daar hebben we zo’n 1.000 shiften in te vullen en voorlopig is ons dat altijd zonder problemen gelukt.”

Heb je nog tips voor andere clubs om meer vrijwilligers aan zich te binden?

“Je moet laten zien dat je hun engagement waardeert, maar je moet ouders en andere sympathisanten ook blijven betrekken. Zo stimuleren we hen om op wedstrijddagen eens pannenkoeken te bakken of een spaghettislag te organiseren en daarvoor krijgen ze van ons bijvoorbeeld eens 50 euro. Zo lok je hen ook naar de club en laat je hen proeven van onze dagelijkse werking. Maar ook af en toe een dankwoordje of schouderklopje geven, kan veel doen. Het is trouwens de bedoeling om zo snel mogelijk een vrijwilligersdag te organiseren zodat we al die geëngageerde mensen in de bloemetjes kunnen zetten. We zijn een club dat door brede schouders gedragen wordt en dat willen we graag zo houden.”

Mavoc Mechelen: “Meer jeugd”

Amparo Velez Gutierrez verklaarde reeds in een vorig interview voor Volleymagazine (november 2020) dat Mavoc Mechelen regelmatig een beroep doet op de jongeren om zaken te organiseren binnen de club. Zoals bij elke vereniging draait het allemaal om vrijwilligers. Ook bij de Mechelse volleybalclub valt uiteindelijk alles op de schouders van een paar bestuursleden en die worden inderdaad ook een dagje ouder. “Eigenlijk komt het erop neer dat de grote beslissingen door de ‘Raad van bestuur’ genomen worden”, vertelt de duizendpoot van Mavoc. “Die groep bestaat uit vijf mensen. Ik ben daar als jongere een uitzondering. Daarnaast hebben we nog een dagelijks bestuur met drie jonge mensen. Het is de bedoeling dat die op termijn opschuiven naar de ‘Raad van Bestuur’.

We hebben ook een jeugdraad opgericht. Die houdt zich vooral bezig met kleinere afgebakende taken. Zo wordt het bestuur ontlast van heel wat dingen. De jeugd is veel handiger om alles via de computer en de sociale kanalen aan te kondigen. Een feest wordt ook door hen georganiseerd en zij dragen ook meer verantwoordelijkheid bij het organiseren van toernooien. Als resultaat blijft de dynamiek hoog in onze club. Maar ik geef toe, het is voortdurend aanporren om dat te bereiken.”

Asterix Avo Beveren: “Jeugd en ervaring samen brengen”

Jan Bens, voorzitter van Asterix Avo, pikt graag op dit probleem in. Voor organisaties en verenigingen wordt het steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden”, vertelt het bestuurslid van de huidige landskampioen. “Want er moet constant energie gestoken worden in een club. Dat geldt niet alleen voor de sport. Dat is – zeg maar – in een zangkoor ook. Het is een voortdurende zoektocht naar nieuw bloed. Mensen die actief betrokken zijn bij de werking van de club.

Waarom is dit niet evident? Jonge mensen moeten zich integreren in een groep met ‘oude’ mensen – ik spreek liever over medewerkers met heel veel ervaring – en dat is niet zo uitnodigend. Onze groep vrijwilligers heeft ondertussen al dertig jaar lang veel bereikt. Daar horen geweldig veel herinneringen bij. Dat verleden zorgt voor een referentiekader waarbij jongeren niet betrokken waren. Geraak daar maar eens tussen. Die samensmelting is niet vanzelfsprekend. Dat belet niet dat nieuwe krachten zeer welkom zijn.”

Tectum Achel: “Goed gescheiden taken”

Teammanager Etienne Willekens is niet ontevreden over een vijftigtal vrijwilligers in Tectum Achel.

“Ja, alle taken worden tijdig doorgesproken. Het gebeurt zelden dat iemand niet kan en zich laat vervangen. Het gaat over wedstrijdorganisatie, eetdagen, events en VIP, inkom, de fietstocht Teutenroute in samenwerking met Club 51, busvervoer, de organisatie van Europese verplaatsingen, tribunes uitrollen, matten leggen, stickers plakken, reclameborden plaatsen, tappen in de VIP en in ons eigen clublokaal. Voor VIP en tap alleen al hebben we een dozijn mensen in het getouw. Vergeet ook niet het vele poetswerk. En ook kleine werkjes in het onderhoud. Als tegenprestatie geven wij onze vrijwilligers consumptiebonnetjes. Een geste die veel waardering krijgt.”

Jullie vrijwilligers kunnen overal ingezet worden?

“Ja, maar er zit toch een heel kleine beperking op. Deze helpers krijgen geen verantwoordelijkheid bij het sportieve (bijv. het transferbeleid) en het financiële aspect van onze clubwerking. Die twee domeinen worden exclusief beheerd door het officiële clubbestuur. Voor mij zijn vrijwilligers doorgaans mensen die de club een warm hart toedragen en van een goede wedstrijd houden. Als we vrijwilligers nodig hebben voor zeer specifieke taken, dan wordt wel uitgekiend aan wie we dat vragen. Bijna nooit zegt iemand ‘neen’ op zo’n vraag.

Per job hebben we toch een zekere indeling opgesteld, zodat de mensen weten waar en wanneer ze verwacht worden en wat ze precies moeten doen. Vaak hebben vrijwilligers toch een voorkeur voor een specifieke taak en dan is het best dat we weten welke taak hij of zij graag uitvoert en of hij of zij er ook iets van kent.”

Kan je enkele verantwoordelijken noemen?

“Erevoorzitter Herman Gijbels bekommert zich met enorm veel inzet om de zaal. Maar nog het meest zorgt hij voor het goede verloop van de jeugdwedstrijden. Erik Davidts trekt zich ook de organisatie van de zaal aan. Hij staat bovendien aan de draaitafel als D.J. om jingles/korte muziekjes te spelen en de ploeg en de supporters vocaal en mentaal aan te drijven. Arlette Eben houdt zich bezig met alle zorgen in verband met cafetaria en kantine. Steven Brebels is de grote man van het VIP-gebeuren en de catering van de VIPS. Frank Bernaerts leidt onze cel ‘evenementen’ en Eddy Pellens smeert naar wens boterhammen of broodjes, zodat de spelers echt niets te kort komen. Zonder al die vrijwilligers zitten we als club hopeloos in de rats. Op die mensen zit nog geen spatje sleet. Ze werken zich uit de naad om Achel te laten spelen als een team, volwaardig present bij de top acht in België.”

Wim Backaert (federatie): “Brainstormingssessies”

Bij Volley Vlaanderen zorgt Wim Backaert voor de coördinatie van de clubcoaches, die dus ook naar diverse clubs trekken en ook daar geconfronteerd worden met o.a. de vraag naar meer vrijwilligers.

“Wij trekken vooral hoofdzakelijk de kaart van breedtesportwerking, waarbij we vragen krijgen over bestuur, beleid, vrijwilligers en waar ze zich best op focussen. Dikwijls komen dezelfde vragen terug: hoe komen we aan voldoende trainers en gemotiveerde vrijwilligers?

Qua vrijwilligers maken we een onderscheid tussen taken op langere termijn, waarbij je elke week moet present zijn, en taken op korte termijn. Mensen die b.v. de tap doen bij thuismatchen zijn relatief gemakkelijk te vinden. Dat kan met een beurtrol of per ploeg. Maar als ze voor het overige denken ‘we redden het wel’ en als dat steeds dezelfde personen zijn, dan is dat niet duurzaam en dat moeten we dus trachten te vermijden.

Ook bij vrijwilligers kan je best een beleid opzetten: een vrijwilligers verantwoordelijke kiezen, die alle andere vrijwilligers moet motiveren, ermee praten, hen vraagt aan welke event ze b.v. allemaal willen meehelpen. Dat heeft zelden of nooit met financies te maken, maar gewoon een stukje waardering terug krijgen voor het werk dat ze voor de club verrichten. Daar is veel persoonlijk contact erg nuttig voor.

Iets relatief nieuws, waar we wel vrij veel succes mee hebben, is de organisatie van een brainstormingssessie in een 2.0 setting . Dat wil zeggen een bijeenkomst met één of twee mensen van de trainers, van het bestuur, van de vrijwilligers, van de leden, zodat elk niveau binnen de club vertegenwoordigd is. Na zo’ n bijeenkomst moet iedereen met veel ‘goesting’ vertrekken omdat ze mee gezorgd hebben voor de organisatie van hun club in de toekomst. Je moet zo’n mensen dan ook het vertrouwen geven en niet controlerend optreden,” klinkt het tevreden bij Wim Backaert.

Teksten: Leo Peeters, Kenny Hennens, Walter Vereeck, Marcel Coppens

Foto’s: Bart Vandenbroucke