Tips van VC Lizards voor verjongingskuur in het clubbestuur

In vele clubs dringt zich een verjonging in de bestuurrangen op. Hoe kan een vereniging zo’n lastige operatie tot een goed einde brengen? Lizards Lubbeek Leuven slaagde in dat opzet. Geïnspireerd door de visie van voorzitter Jean-François Laboulle en van Dries Hoeyberghs, leider van de sportieve cel, heeft VC Lizards een speciale aanpak voor vernieuwing  ontwikkeld.

De clubwerking kreeg een nieuw jasje aangemeten met de opsplitsing van de taken in  twaalf cellen. Meest opvallend in de vernieuwing: VC Lizards bedacht een systeem met ‘buddy’s’ in het bestuur. Misschien een lichtend voorbeeld in ons volleyballandschap. Kandidaat-bestuursleden mogen eerst een paar seizoenen proefstomen. Dit seizoen hebben ze in hun domein dan de volle verantwoordelijkheid van de ‘ancien’ overgenomen. Zo is de verjonging/vernieuwing een feit.

Zo etaleert VC Lizards Lubbeek Leuven een schitterende werking met een twintigtal (!) bestuursleden. De club kan model staan voor alle clubs in het Vlaamse land. Voorzitter Laboulle stak een powerpointpresentatie in elkaar en verkondigde zijn boodschap al bij Volley Vlaanderen. Dries Hoeyberghs houdt in dit artikel andere clubs een spiegel voor.  

Hoeyberghs legt even uit: “Op korte tijd is oud-speler Jean-François Laboulle – Jef voor de vrienden –  uitgegroeid tot een populaire man binnen de Lizards. Op zes jaar tijd steeg de algemene waardering voor onze ‘Waal’ naar een hoogtepunt. Hij toonde bij het huidige B-team veel leiderskwaliteiten en extra-sportief talent. Logisch gevolg: Jef is tot voorzitter van het nieuwe bestuur verkozen.”

De eerste stap van de vernieuwing werd gezet in de zomer van 2017.

Hoeyberghs: “Ja, toen lanceerde het zwaar afgeslankte en overbelaste kernteam een heuse noodkreet. Het bestuur was nog vierkoppig…. Een dramatische toestand. Zo werd een groep nieuwe, jonge en geëngageerde mensen uitgenodigd om meer te leren over de club. Met het doel om deze ‘trekkers van de toekomst’ te stimuleren met de vraag of ze wilden instappen in het project ‘Bestuur Lizards 2020’. Alle uitdagingen werden opgelijst en bijkomend werd spoedig een actieplan ontwikkeld.”

Had die aanpak het gewenste succes?

“Ja, in 2017 werd de eerste essentiële stap gezet om het ‘kernteam’ te ontlasten en hoogdringend uit te breiden. De nieuwe invités mochten eerst proeven van de vergaderingen. In volle vrijheid en zonder enige verantwoordelijkheid. De ‘ancien’ fungeerde als een soort van ‘buddy’ of ‘maatje’ in het nieuw ontwikkelde model van cellen of commissies. Tegen 2018-2019 werden de posten op die manier ‘dubbel’ bezet. Absoluut  dé ideale stap om te verjongen. Het vigerende bestuurslid kreeg ‘support’ van een nieuwe en onervaren kandidaat voor dezelfde functie in de toekomst. Zo hebben tal van duo’s  een tijdje alle taken met zijn tweeën uitgevoerd.  De nieuwkomer keek mee over de schouder en kreeg een soort van interne opleiding.” 

Hoeyberghs: “Elke cel zou op termijn werken met één verantwoordelijke die de cel aanstuurt, de taken verdeelt en de opvolging verzekert. Er werd hard nagedacht over de juiste persoon op de juiste plaats. Wat drijft die persoon en waar krijgt hij/zij energie van? Klemtonen lagen op de kunst om taken te delegeren, het voeren van een transparante communicatie, gekoppeld aan een constante evaluatie en veel constructieve feedback.”

Het jaar 2020 was dan het jaar van de ‘overdracht’ van de verantwoordelijkheden. De jonge kandidaat werd leidinggevend in zijn cel. Vandaar de naam Bestuur Lizards 2020. Hij of zij  kan daarbij voor raad en hulp ten allen tijde terugvallen op zijn oudere voorganger. Zo staat bij VC Lizards momenteel een zeer jong bestuursteam in de steigers, dat  ondersteund wordt door de ‘anciens’, indien nodig. Die anciens blijven zeer nuttig voor een nuchtere kijk op alle problemen. Zijj kennen het klappen van de zweep en injecteren soms de nodige dosis ‘realisme’. Onze jonge bestuursleden barsten van enthousiaste ideeën. Maar de haalbaarheid is niet altijd even efficiënt.”

Het nieuwe Lizards-bestuur draait op volle toeren.

Dries Hoeyberghs: “We zijn blij dat onze club niet van één persoon afhangt zoals dat in vele verenigingen het geval is. We voelen heel duidelijk de nieuwe frisse jeugdige wind die er waait doorheen de Lizards. Enkele projecten zijn in een nieuw jasje gestoken. Er is een nieuw logo ontwikkeld. Het is alleszins  te merken dat de nieuwe garde van zich laat spreken. Nieuwe krachten nemen verantwoordelijkheid op zich en hebben de ambitie om VC Lizards naar een hoger niveau te tillen. Ik zie met veel plezier, dat de ‘anciens’ altijd ter beschikking staan voor advies en extra assistentie bij de uitwerking.

* * *

Lizards Lubbeek Leuven steunt op twee bestuurspijlers

Bestuursniveau 1

De Raad van Bestuur (7 leden)

• Vergadert drie keer per jaar.

• Houdt toezicht op het algemeen beheer van de club. 

• Doet aan strategische doelbepaling.

• Stuurt het financiële management en doet de financiële rapportage. Zorgt voor solvabiliteit van de balans.

• Houdt toezicht op het functioneren van het uitvoerend bestuur.

• Bepaalt de sportieve doelen samen met de sportieve coördinator.

• Maakt en beheert een risicoplan dat de gevaren bij sportieve en andere activiteiten tot het minimum beperkt. Een kwestie van veiligheid.

Bestuursniveau 2

Het uitvoerend bestuur (13 leden)

• Vergadert tien keer per jaar.

• Zorgt ervoor dat de club wordt gerund volgens haar regels, volgens het uitgestippelde beleid, met de nodige procedures.

• Zorgt voor het naleven van alle relevante wetgevingen.

• Zorgt voor de duurzaamheid van de club (aantal deelnemers en vrijwilligers en waar en wanneer ze nodig zijn, toegang tot geschikte faciliteiten, zowel voor sociale activiteiten als sportparticipatie).

• Definieert en levert ideeën aan voor het strategische plan van de club.

• Creëert en onderhoudt de clubcultuur.

• Werft, machtigt, erkent, beloont en behoudt  de vrijwilligers.

• Stelt een opvolgingsplan op en implementeert dat voor alle rollen binnen de club. Zorgt ervoor dat de volgende bestuursgeneratie wordt geïdentificeerd, ontwikkeld en opgeleid.

• Zorgt voor regelmatige communicatie met clubleden en houdt daarbij de drempel om mensen te bereiken zo laag mogelijk.

• Doet op tijd en stond aan zelfreflectie om verbeteringen aan te brengen in de clubwerking.

Op niveau 2 zijn twaalf cellen actief

De werking bij Lizards Lubbeek Leuven is opgedeeld in 12 cellen. Opgesomd zijn dat: de cellen  financiën, communicatie, partnership, sportieve cel, evenementen, cafetaria, statuten en secretariaat, materiaal en infrastructuur, werklijsten, beachvolleybal, ICT en kledij.

Elke werkcel heeft zijn leider en zijn eigen verantwoordelijkheid. De leider verdeelt de taken in zijn team. Een persoon kan een cel leiden maar ook toetreden als lid van een andere cel. Op de maandelijkse bestuursvergadering brengt elke leider beknopt verslag uit.

  • Zijn de problematische agendapunten van de vorige vergadering opgelost?
  • Wat is de huidige stand van zaken in de cel? Zijn de doelen bereikt?
  • Wat zijn de toekomstige plannen of acties van de cel? Worden er nieuwe voorstellen gelanceerd?

Als een cel extra input nodig heeft, kan dat op de vergadering altijd ter sprake komen. Dan wordt er gebrainstormd. Voor de praktische uitvoering van een actie kan worden gerekend op helpende handen. 

Dries Hoeyberghs: “We hebben in onze situatie veel geluk gehad dat het vorige bestuur gezorgd heeft voor een goede overdracht. Dit op vlak van administratie en ook op vlak van ervaring. Het volledige bestuursteam komt elk seizoen een halve of hele dag samen om te overleggen en te reflecteren of de koers van de club nog in de richting ligt van wat VC Lizards Lubbeek Leuven wil bereiken.”

Centrale rol voor de sportieve cel

De sportieve cel heeft uiteraard een zeer centrale positie. Bij de Lizards zijn Dries Hoeyberghs en Joery De Weerdt de verantwoordelijken om dat sportieve gedeelte op zich te nemen. De taken van de sportieve cel omvatten de volgende items: 

• De sportieve doelen bepalen van elk afzonderlijk team in competitie

• Acties ondernemen voor de ledenwerving 

• Opvolging en coaching/aansturing van alle coaches van top tot jeugd

• Organiseren en leiden van trainersvergaderingen

• De kerntrainers ondersteunen tijdens hun maandelijkse bijeenkomsten

• En nog zoveel meer

Wat werkt echt? Welke recepten zijn goed voor een mooie clubwerking?

De ontwikkeling van een visie, een duidelijke missie en een bepaling van belangrijke waarden

Deze aspecten zijn primordiaal voor een goede werking. Ze zorgen ervoor dat iedereen in de juiste richting kijkt.

Duidelijke rolverdeling mét verantwoordelijkheid

Een goed beschreven rolverdeling zorgt ervoor dat iedereen weet wat hem/haar te doen staat en waar en bij wie een initiatiefnemer terecht kan voor ondersteuning.


Vertrouwen en respect

Vertrouwen en respect in elkaar zorgen ervoor dat de doelen van de club vlotter worden bereikt. Daarbij vergemakkelijkt de nieuwe technologie een positieve mindset.

Blijf ‘agile’: heel alert. Communicatie is dé key, de sleutel

Veel of weinig bijdragen maakt niet uit. Alle beetjes helpen. Zolang de leden van de cellen eendrachtig naar de clubdoelen streven. Iedereen presteert op eigen tempo. Snel of ietsje trager hoeft geen probleem te zijn.

Plezier als intense beleving

Vergeet niet om samen plezier te hebben. Dat leidt naar een zeer sterk teamgevoel. Samen kunnen we de wereld aan: ‘Yes we can’.

Dries Hoeyberghs reageert alleszins heel tevreden. “Door het goede financiële beheer van het oudere bestuur in de voorgaande jaren werd, zoals het een goede huisvader past, een ‘spaarboek’ opgebouwd om bij tegenvallende activiteiten bij te passen. Wij hopen uiteraard dat de spaarboek niet te vaak moeten worden aangesproken. Integendeel, dat spaarboekje mag groeien. Zo gonst het bij Lizards Lubbeek Leuven van veel bedrijvigheid. (beste lezer: raadpleeg de site van de club voor de activieiten. Met veel nuttige tips, nvdr). Nu loopt bijvoorbeeld de grote gevarieerde ‘Winterverkoop’. We zijn ook al bezig met de voorbereiding van Leuven Beachvolley 2021. Hopelijk kunnen de vernieuwde bestuursniveaus en de twaalf cellen verder schrijven aan het mooie verhaal van de club en kunnen andere clubs een stukje van onze ideeën gebruiken.”

Tekst: Leo Peeters

Foto’s: VC Lizards Lubbeek Leuven en Bart Vandenbroucke

Toelichting bij de kopfoto:

  • Vooraan met bril: Jef Laboulle (nieuwe voorzitter)
  • 1ste rij rechts: Joery De Weerdt en Bart Philippe (events)
  • Daarachter van links naar rechts: Bram Lerouge (ex-voorzitter), Ann Vanwittenbergh, Stephen Vandevenne (sponsoring) en Cas Buysschaert (penningmeester)
  • 3de rij: Rob Van Roy (website en communicatie), Jannes De Backer en Jessika Herroelen (secretaris)
  • Achteraan: Johan Neven (beach) en Kobe De Backer.