Hij is leraar en hij is initiator bij volleyclub Berlare/Zele, waar hij tevens voorzitter is. Een bezige bij dus, die Stijn Van Kerckhove! Maar precies omdat hij zo’n druk leven heeft, is een goede, efficiënte tijdsbesteding een noodzaak. Daar slaagde hij sinds enkele jaren wel behoorlijk in en deze kennis wil hij best doorgeven aan andere bestuursleden of clubs, zoals hij dat reeds met succes deed tijdens een sessie in het Antwerpse Sportpaleis, ter gelegenheid van de bekerfinales. En er is duidelijk belangstelling voor zijn manier van organiseren.
“Het begon eigenlijk allemaal bij de vraag vanuit de club: hoe vind je vrijwilligers of vaste bestuursleden? En hoe bedelf je ze niet meteen onder een stapel werkopdrachten? Want misschien was dat in het verleden wel eens de reden waarom er steeds minder mensen gevonden werden om bepaalde taken op zich te nemen binnen een organisatie of binnen een club,” schetst Stijn duidelijk de problematiek.
En hoe denk je dat te kunnen oplossen?
Van Kerckhove: “Wij proberen zo veel mogelijk mensen te behouden door hun kwaliteiten maximaal te benutten, zonder dat ze daar een paar keer per week moeten voor samen komen. Dat kan dankzij een centraal beheersysteem. Je kan immers perfect het ledenbeheer volgen op een digitale manier, dat alle bestuursleden kunnen inkijken. Daar kunnen ook informatieve fiches bijgezet worden om te kijken wie op de trainingen aanwezig was of zelfs wat de trainers observeerden bij bepaalde spelertjes.”
Is dat ook mogelijk bij clubs met heel veel leden?
“Hoe groter de clubs worden, hoe moeilijker alle leden kunnen opgevolgd worden. Dan kunnen die fiches een portfolio worden, waarop we b.v. ook kunnen terugvinden wie een blessure opliep: welk soort blessure en van wanneer tot wanneer was die jongen of dat meisje daardoor afwezig. Er kan ook op vermeld worden wanneer ouders of trainers een discussie met mekaar hadden en waarover dat ging. De mensen van de Raad van Bestuur hebben dan toegang tot alles, terwijl de trainers alleen iets kunnen raadplegen dat over de kinderen gaat, waarmee zij werken…”
Evolueerde dit systeem ook al mettertijd?
“Zeker. De laatste twee jaren zijn we inderdaad nog een stapje verder gegaan. Met speciale dank aan onze secretaris Joeri De Backer, voor de vele uren die hij aan het platform heeft geprogrammeerd. We zetten in dat systeem ook een link naar ‘Volleyscores’, zodat iedereen kan volgen hoe het programma van zijn of haar ploeg eruit ziet, wat hun klassement is, wat de voorbije uitslagen waren… Ook naar de trainers toe is er een stukje bijgekomen: zij worden voortaan betaald als ze melden welke trainingen ze gaven. Betaling dus volgens hun aanwezigheden. Het zal duidelijk zijn dat we op die manier veel meer van thuis uit kunnen werken en dat we misschien nog maar één keer per maand moeten bijeenkomen.”
Je bent zelf actief betrokken bij dit systeem?
“Ja, ik pas dat ook toe bij de twee ploegjes die ik train: de kadetten jongens en de kadetten meisjes. Ik kan op die manier ook concreet volgen of alles naar wens verloopt en ik kan nu al concluderen: op deze manier worden de clubs efficiënter geleid. En er ontstaat belangstelling van andere clubs. Vamos nam b.v. al contact op met onze secretaris en huis-IT’er, want we kunnen het programma natuurlijk op maat van de behoeften van een bepaalde club opmaken. Wij willen andere clubs ook best helpen, omdat wij al de know-how hebben en dat we in het verleden al te maken hadden met het oplossen van bepaalde problemen. Niet iedereen moet opnieuw het warm water uitvinden.”
Nog leuke ideeën?
“Wij hebben – net als enkele Ligaclubs – een soort jaarboek van ongeveer 120 blz. opgesteld, waarin foto’s van de teams staan met allerlei gegevens, maar waarin ook ons opvoedingsproject uitgebreid wordt uitgelegd. Per jaar leggen we een tweetal accenten. Zo was er recent het thema ‘duurzaamheid’, waar de spelers en de trainers speciale aandacht aan besteden. Tijdens de zomerkampen moeten ze ook opdrachtjes uitvoeren omtrent die thema’s en daar worden dan foto’s van genomen, die ook in het jaarboek terecht komen. Het is dus niet allemaal – en uitsluitend – digitaal werken!”
* Meer info via: stijn@jtvdero.be
Tekst: Marcel Coppens
Foto’s: Stijn Van Kerckhove
